Visualizar, adicionar, alterar e cancelar plano do cliente
Visualizar, adicionar, alterar e cancelar plano do cliente
Para ver o plano do cliente, siga estas etapas:
Clique no botão "Plano" na linha do cliente que deseja visualizar.
A página de informações do plano do cliente será exibida.
Nessa página será possível adicionar ou alterar o plano do cliente por meio do botão "Adicionar plano" ou, nos casos em que o cliente já possui um plano ativo, "Alterar Plano".
Quando clicado no botão, uma janela é aberta para ser selecionado o plano, o tipo de pagamento (Asaas ou Manual) e, se desejar, inserir uma observação.
Depois de clicar em "Salvar", se estiver sendo adicionado um plano ou alterado para upgrade, uma fatura será gerada e exibida no campo de faturas da página.
Plano pelo tipo de pagamento Asaas:
Ao selecionar o tipo de pagamento "Asaas", um campo para a Data de Vencimento será exibido. No entanto, isso ocorrerá apenas ao adicionar um novo plano a um cliente que não possui um plano vigente, e não ao alterar um plano já existente (seja para downgrade ou upgrade).
Caso o campo Data de Vencimento esteja presente, é necessário informar uma data, que será a data de pagamento do plano.
Se a data selecionada for posterior à atual, o plano será ativado imediatamente, e o pagamento será agendado para a data informada. Nesse dia, o cliente deverá quitar a fatura, que será gerada automaticamente conforme as regras do sistema de pagamentos ASAAS e exibida no sistema assim que disponível.
Caso a data selecionada seja o dia de hoje, o plano não será ativado de imediato. Uma fatura será gerada, e o cliente precisará efetuar o pagamento para que o plano seja ativado.
Se a data for o dia de hoje, o plano não iniciará ativo, uma fatura será gerada e o cliente deverá realizar o pagamento dessa fatura para ativar o plano.
Ao adicionar ou alterar um plano Asaas, uma fatura será gerada, exceto quando a data de vencimento for definida para o futuro e nos casos de downgrade (que não geram fatura por padrão). Nos casos em que a fatura for gerada, será necessário aguardar o pagamento por parte do cliente.
Dessa forma, quando o cliente acessar o sub-menu "Minha Assinatura", ele verá a fatura listada, acompanhada de um botão denominado "Pagar".
Quando o cliente clicar em "Pagar", a seguinte janela irá aparecer para ele:
Por meio dessa janela de pagamento de fatura o cliente poderá preencher os dados do cartão de crédito, se tiver selecionado o método de pagamento "Cartão de crédito", ou, ainda, selecionar a opção de pagar por boleto, se tiver selecionado o método de pagamento "Boleto".
Feita a seleção do método de pagamento, e preenchidos os campos requisitados, o cliente irá clicar em "Pagar".
Caso o cliente opte em pagar pelo boleto, o sistema irá gerar automaticamente um link para o boleto que poderá ser acessado pelo botão "Ver boleto" (é possível que leve alguns minutos para que o botão apareça na tela, pois o boleto estará sendo gerado).
Caso o cliente opte em pagar pelo cartão de crédito, após colocar as informações do cartão e clicar em "Pagar", o sistema do Asaas irá automaticamente fazer o processamento do pagamento.
Tenha sido selecionado boleto ou cartão de crédito pelo cliente, até o efetivo pagamento ser confirmado pelo sistema do Asaas, um plano será gerado no sistema com o status "pendente".
Após a confirmação do pagamento pelo Asaas, o plano passa a ficar com o status "Ativo".
Plano pelo tipo de pagamento Manual:
Ao selecionar o tipo de pagamento "Manual", novos campos irão surgir para serem preenchidos:
Ativar agora?
O campo "Ativar agora?" determina o momento em que o plano será ativado e se uma fatura de adesão será gerada no momento do salvamento.
Se marcado como "Não":
Ao salvar, uma fatura de adesão será gerada automaticamente e imediatamente, exceto nos casos de downgrade, onde, por padrão, não há geração de fatura.
A data de vencimento dessa fatura será a mesma informada no campo "Data de vencimento", localizado logo abaixo do campo "Ativar agora?".
Após a fatura ser gerada, o usuário da Revenda precisará:
Acessar a seção de faturas, localizada mais abaixo na página.
Encontrar a fatura na listagem.
Caso o cliente já tenha efetuado o pagamento para a revenda, clicar no botão "Pago".
Somente após essa ação, o plano será ativado.
Se marcado como "Sim":
O plano será criado e ativado imediatamente, sem a necessidade de geração de uma fatura de adesão.
Como não há fatura de adesão, não será necessário clicar no botão "Pago" para ativação do plano.
Independentemente da escolha entre "Sim" ou "Não" no campo "Ativar agora?", faturas futuras serão geradas automaticamente:
A primeira fatura recorrente será gerada no período de 5 dias antes do próximo vencimento do plano, incluindo o próprio dia do vencimento.
A data de vencimento dessa fatura (atente-se que é a data de vencimento da fatura, e não a data de vencimento do plano futuro) será a mesma informada na coluna "Próximo vencimento" do plano no momento da criação da fatura.
Isso garante que, após a ativação inicial, as cobranças seguirão o ciclo normal de faturamento, que está configurado no plano no campo 'Meses de validade'.
EXPLICAÇÃO E EXEMPLO DE ATIVAÇÃO DO PLANO:
• ATIVAÇÃO IMEDIATA DO PLANO
Quando a opção "Ativar agora" estiver marcada como "Sim", o plano será criado imediatamente ativado, sem a geração de uma fatura inicial. Isso significa que:
O período do plano inicia hoje e a data de vencimento será definida para o dia configurado no campo 'Data de vencimento'.
Não será necessário marcar o plano como pago, pois não haverá fatura inicial.
Uma nova fatura será gerada automaticamente no período de 5 dias antes da data de vencimento configurada na adição do plano.
Pagamento e Atualização do Período
Assim que a fatura for marcada como paga:
O plano permanecerá ativo, mas o campo Início do período será atualizado para o dia seguinte ao do vencimento anterior.
O campo Próximo vencimento será atualizado conforme a validade configurada no plano.
Exemplo Prático
Imagine que hoje seja 18/02/2025 e que um plano seja adicionado a um cliente com as seguintes configurações:
Ativar agora: Sim
Vencimento: 18/03/2025
Ao salvar:
O plano será criado ativado imediatamente, sem fatura.
O período inicial será 18/02/2025 e a data de vencimento 18/03/2025.
No período de 5 dias antes do vencimento do plano, que seria dia 14/03/2025, a nova fatura será gerada, com vencimento em 18/03/2025.
Ao marcar essa fatura como paga, o sistema atualizará automaticamente o plano:
Início do período → 19/03/2025
Próximo vencimento → 18/04/2025, caso o plano tenha validade de 1 mês.
Esse fluxo garante que a ativação ocorra imediatamente e que a cobrança seja ajustada corretamente de acordo com o período vigente do plano.
• ATIVAÇÃO DO PLANO COM FATURA INICIAL
Quando a opção "Ativar agora" estiver marcada como "Não", o plano ainda não será ativado imediatamente. Em vez disso, será gerada uma fatura inicial com vencimento para o dia configurado na data de vencimento ao adicionar o plano no cliente, sendo preciso marcar a fatura como paga antes da ativação do plano.
Funcionamento
O plano permanece inativo, nem mesmo sendo criado, até que a fatura seja quitada, visto que a opção selecionada foi a de não ativar o plano agora.
Uma fatura será gerada imediatamente, com vencimento para o dia configurado no campo 'Data de vencimento'.
Somente após a fatura ser marcada como paga é que o plano será ativado.
Pagamento e Atualização do Período
Assim que a fatura for marcada como paga:
O plano será ativado, e o campo Início do período será definido como o dia da adição do plano ao cliente.
O campo Próximo vencimento irá indicar o vencimento configurado no campo 'Data de vencimento'.
No período de 5 dias antes do vencimento do plano, uma fatura será gerada automaticamente, também com vencimento para a 'Data de vencimento' configurada.
Ao marcar essa fatura como paga, clicando no botão 'Pago', o sistema atualizará os períodos do plano:
Início do período → dia seguinte ao vencimento anterior
Próximo vencimento → Conforme a validade do plano
Exemplo Prático
Imagine que hoje seja 18/02/2025 e que um plano seja adicionado a um cliente com as seguintes configurações:
Ativar agora: Não
Vencimento: 18/03/2025
Ao salvar:
Uma fatura será gerada imediatamente, com vencimento em 18/03/2025.
O plano permanecerá inativo até que a fatura seja marcada como paga.
Assim que a fatura for paga o plano será ativado:
Início do período → 18/02/2025
Próximo vencimento → 18/03/2025
No período de 5 dias antes do vencimento do plano, que seria dia 14/03/2025, a nova fatura será gerada, com vencimento em 18/03/2025.
Ao marcar essa fatura como paga, o sistema atualizará automaticamente o plano:
Início do período → 19/03/2025
Próximo vencimento → 18/04/2025, caso o plano tenha validade de 1 mês.
Esse fluxo garante que a ativação ocorra somente após a confirmação do pagamento e que os períodos do plano sejam ajustados corretamente conforme a validade configurada.
Data de vencimento
Deverá ser preenchido também um campo chamado "Data de vencimento":
Esse campo representa o primeiro vencimento do plano, sendo que a partir do primeiro vencimento o plano passa a vencer conforme a configuração de validade do plano (1 mês, 2 meses, 3 meses, ...).
O seguinte exemplo demonstra o funcionamento desse campo:
Ao criar um plano, é possível definir um período de validade para ele. No exemplo em questão, o plano foi configurado com uma validade de 1 mês:
Agora, suponha que hoje seja 20/02/2025 e eu esteja cadastrando um plano manualmente para um cliente. Nesse caso, ao inserir o plano, será necessário definir a Data de Vencimento:
Eu poderia, por exemplo, definir a data de vencimento como sendo 18/05/2025 e salvar (nesse exemplo, estou configurando também "Sim" para o campo "Ativar agora?"). Nesse caso, eu estaria definindo esse primeiro período do plano do cliente como tendo 88 dias.
Próximo ao vencimento (geralmente 5 dias antes da data informada: 14/05/2025), o sistema irá gerar automaticamente uma nova fatura com a data de vencimento no dia 18/05/2025.
Como o plano foi configurado com validade de 1 mês, essa renovação automática continuará acontecendo mensalmente, sempre gerando uma nova fatura antes do vencimento, garantindo assim a continuidade da assinatura.
Cancelar o Plano do Cliente:
Caso precise cancelar o plano do cliente, existe o botão "Cancelar" ao lado do status de plano ativo. Isso fará com que o cliente fique sem plano.
Um cliente sem plano só terá acesso ao menu "Assinatura" e, consequentemente, aos submenus "Minha assinatura" e "Planos", onde poderá realizar a contratação ou ativação de um novo plano. ATENÇÃO: Nenhuma mensagem para um contato ou de um contato para o sistema é recebida ou enviada em um cliente sem plano.
Obs.: se nas Permissões o usuário da agência estiver com a permissão "Manipular clientes sem plano" marcada, ao logar no usuário por meio do "Logar como" da página de listagem de usuários no cliente, ele não verá os mesmos menus que o cliente – ou seja, apenas o menu "Assinatura" –, pois ele poderá ver todos os menus; entretanto, continuará sem poder enviar ou receber mensagens.
Upgrade e Downgrade de Plano:
Downgrade: quando antes do prazo do fim do plano atual (próximo vencimento) a agência realiza a troca do plano do cliente para um plano de valor mais barato, sem cancelar o plano anterior, um downgrade de plano será executado. No downgrade não é gerado fatura, a ativação do plano é imediata e automática, sem necessidade do cliente realizar o pagamento.
Upgrade: quando antes do prazo do fim do plano atual a agência realiza a troca do plano do cliente para um plano de valor mais caro, sem cancelar o plano anterior, um upgrade de plano será executado. No upgrade é gerada uma fatura com o valor da diferença entre os planos.
⚠️ Número de sessões nos planos de upgrade e downgrade:
Como o plano anterior não foi cancelado, no caso de downgrade e no caso de upgrade sem geração de fatura, o número de sessões e o consumo do plano vigente permanecerão ativos até a data de vencimento do plano, que é indicada na coluna "próximo vencimento" – depois dessa data os valores serão ajustados conforme as condições do novo plano (upgrade ou downgrade) –, já no caso de upgrade com geração de fatura, o número de sessões já é atualizado.
Isso quer dizer que o processo de upgrade sem fatura ou downgrade devem ser evitados se o pretendido for já aplicar as configurações do plano que está sendo alterado no cliente, visto que o sistema aguarda o vencimento do plano vigente para aplicar as regras configuradas no plano de upgrade ou downgrade. Para isso, ao invés de alterar o plano, será necessário antes disso cancelar o plano que estiver ativo e somente depois adicionar um novo plano.
Data de vencimentos nos planos de upgrade e downgrade:
Regra para a data de vencimento dos planos:
Caso o plano que está sendo contratado não seja um upgrade ou um downgrade, a data de vencimento será a que foi configurada no plano que está sendo implementado.
Se o plano que está sendo contratado for um upgrade ou downgrade, a data de vencimento permanecerá a mesma do plano atual.
ID do plano nos planos de upgrade e downgrade:
Se uma fatura for gerada, um novo ID será atribuído ao plano quando a fatura for paga; se uma fatura não for gerada, a alteração do plano é registrada na coluna Plano, dessa forma:
Plano com Desconto:
Período de desconto
Ao aplicar um desconto em um plano, é necessário informar o valor do desconto e definir o período de validade no campo períodos com desconto. É importante destacar que o primeiro período é automaticamente associado à primeira ativação do plano, desde que uma fatura seja gerada nesse momento. Em outras palavras, o período passa a contar a partir da geração da primeira fatura.
Informação sobre o desconto
O desconto será aplicado diretamente no valor da fatura gerada. Assim, o valor do plano já será apresentado com o desconto configurado.
Se o período de desconto for maior do que um (dois períodos ou mais), nas faturas subsequentes, geradas automaticamente pelo sistema, além do valor descontado, no campo observação da fatura será informado "Desconto de R$ ...".
Relação entre descontos e Downgrade/Upgrade
• Downgrade SEM desconto em plano com desconto: o valor do plano será alterado para o novo plano e o valor do desconto também (se não for configurado valor de desconto, mantem o valor de desconto anterior), entretanto o desconto será mantido pelo período restante previamente configurado – Isso significa que se, por exemplo, o plano anterior tivesse sido ativado com um desconto por 10 períodos e, então, se o downgrade tiver sido realizado sem desconto e no 5º período, então haveriam mais 5 períodos de desconto no valor do plano de downgrade. • Upgrade SEM desconto em plano com desconto: o valor do plano será alterado para o novo plano e o valor do desconto também (se não for configurado valor de desconto, mantem o valor de desconto anterior), entretanto o desconto será mantido pelo período restante previamente configurado – Isso significa que se, por exemplo, o plano anterior tivesse sido ativado com um desconto por 10 períodos e, então, se o upgrade tiver sido realizado sem desconto e no 5º período, então haveriam mais 5 períodos de desconto no valor do plano de upgrade. • Downgrade COM desconto em plano com desconto: o valor do plano será alterado para o novo plano, o valor e o período de desconto será de acordo com a configuração de desconto informada na alteração do plano. • Upgrade COM desconto em plano com desconto: o valor do plano será alterado para o novo plano, o valor e o período de desconto será de acordo com a configuração de desconto informada na alteração do plano. A fatura gerada vai ser da diferença entre o plano anterior e o plano de upgrade que está sendo contratado, pois o desconto é sobre a mensalidade, e não sobre a troca de plano em si – isso significa que o valor do desconto aparecerá na próxima fatura.
Alterar Plano:
Após a revenda, em seu próprio sistema, realizar a alteração do plano, se o Tipo de Pagamento for Asaas, é preciso que o cliente faça o pagamento por meio da tela "Minha Assinatura", no menu "Assinatura" do usuário do Cliente.
A fatura ficará em "Aguardando pagamento".
O cliente poderá escolher entre pagar no cartão de crédito ou no boleto ao selecionar as opções do método de pagamento.
Caso o cliente opte em pagar pelo boleto, o sistema irá gerar automaticamente um link para o boleto que poderá ser acessado pelo botão "Ver boleto" (é possível que leve alguns minutos para que o botão apareça na tela, pois o boleto estará sendo gerado).
Caso o cliente opte em pagar pelo cartão de crédito, após colocar as informações do cartão e clicar em "Pagar", o sistema do Asaas irá automaticamente fazer o processamento do pagamento.
Enquanto o processamento estiver sendo realizado pelo Asaas, o novo plano será listado no campo de Plano Atual com o status "pendente".
Tenha sido selecionado boleto ou cartão de crédito pelo cliente, até o efetivo pagamento ser confirmado pelo sistema do Asaas, um plano será gerado no sistema com o status "pendente".
Após a confirmação do pagamento pelo Asaas, o plano passa a ficar com o status "Ativo".
Pacotes de conversas extras
Na parte inferior da página há o campo denominado Pacotes de conversas extras onde é possível gerenciar as conversas extras do plano do cliente.
Conversas extras são pacotes de sessões que o Cliente pode contratar para aumentar o número original de sessões no plano dele. Por exemplo, o cliente contratou um plano com 1000 sessões, usou todas as sessões antes do mês terminar e precisa de mais sessões. Nesse caso, o cliente poderá contratar um novo plano ou, no caso que estamos vendo agora, contratar um pacote de sessões extras, o que possibilita com que ele use mais sessões, conforme o número de sessões extras contraídas.
Adicionar conversas extras
Há duas formas de adicionar conversas extras ao cliente:
1) O cliente adiciona conversas extras por meio de sua tela no sistema acessando o menu Assinaturas > Conversas Extras.
2) A revenda adiciona conversas extras por meio da janela acessível pelo botão Plano, que é o que veremos aqui.
O cliente poderá adicionar conversas extras por meio do botão
Ao clicar no botão, uma janela se abrirá para selecionar qual oferta de conversas extras será adicionado ao cliente.
As opções que são apresentadas para serem selecionadas são adicionadas e editadas na página Conversas extras.
Após selecionar uma opção, clique em Adicionar.
Listagem de conversas extras.
No campo de Pacotes de conversas extras é possível visualizar a listagem de conversas extras do Cliente.
A listagem apresenta as seguintes colunas:
• ID: é o número identificador único do pacote de conversa extra adicionado ao cliente.
• Valor: é o valor do pacote de conversa extra adicionada ao cliente.
• Pacote: é o título do pacote de conversa extra adicionada ao cliente.
• Status: é o status do pacote de conversa extra adicionada ao cliente. Pode ser "Pago", quando ele tiver sido pago e vigente no plano; "Revogado", quando ele não tiver mais vigente no plano; "Aguardando pagamento", quando o pagamento estiver sendo processado.
• Data de pagamento: é a data em que foi realizado o pagamento do pacote de conversa extra adicionada ao cliente. Caso não haja uma data, o pacote de conversa extra foi adicionado por meio da Revenda, e não por meio da contratação via sistema do Cliente.
Revogar uma conversa extra
Se por algum motivo for preciso cancelar o pacote de conversa extra adicionado ao cliente, basta clicar sobre o botão de x azul no pacote desejado.
Isso fará com que aquela conversa extra fique com o status "Revogado" e o número de conversas extras no plano do cliente seja decrescido na proporção do pacote cancelado.
Número de Sessões Negativas em Revendas com Plano Pós-Pago
Em revendas com plano pós-pago, ao excluir um cliente ou cancelar seu plano, caso essa ação gere saldo negativo de sessões no próximo período, um e-mail será enviado para a revenda, informando a necessidade de correção da quantidade de sessões.
Exemplo do conteúdo do e-mail:
Além disso, quando a fatura de pagamento do plano pós-pago for gerada automaticamente, um e-mail também será enviado informando que o número de sessões ficará negativo no próximo período, sendo necessária a contratação de conversas extras ou a adição de um novo cliente.
No momento da troca de um período de plano para outro período, se as sessões estiverem negativas, um e-mail também será enviado informando tal situação.
Atenção: o controle do número de sessões contratadas e utilizadas na revenda é de responsabilidade exclusiva da própria revenda. O sistema não se responsabiliza por eventuais falhas no envio de notificações ou e-mails informativos, sendo responsabilidade da revenda realizar o monitoramento periódico e adequado dos dados disponíveis na plataforma.
Mais Informações
Se o cliente tiver um plano/período ativo e realizar o pagamento antecipado da próxima fatura, o novo plano pago antecipadamente ficará em stand by, aguardando o término do período atual. Visualmente será apresentado o plano atual como ativo, sendo que no dia do vencimento do plano será feita a troca para o plano que teve o pagamento antecipado realizado.
Atenção: caso o plano atual seja cancelado antes do início do novo período do plano pago antecipadamente, esse novo período também será automaticamente cancelado junto com o plano atual. Ou seja, mesmo que a data de vencimento do plano atual cancelado chegue, não será ativado um plano para o cliente. Será necessário considerar o reembolso do cliente.
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